ビジネス会話の基本 | 知っておきたい日常のマナー

【ビジネス会話のポイント】

報告では結論と次の対応、依頼ではしてほしい作業と期限を伝えます。日程や金額など、相手の判断に必要な条件を確認してから話しましょう。

6W2Hとは・・・・。

を意味します。会話の際は、この「6W2H」を常に注意し要点をまとめて簡潔に相手にわかりやすく伝えます。単に結論だけの報告では不十分な説明になってしまいます。

ビジネス会話では、まず先に「結論」を述べ、質問を受けた場合など必要に応じてその理由や詳細などを補足すると良いでしょう。
結論を後回しにして、なおかつ説明を交えながらの会話では、最後まで何を伝えようとしているのか不明瞭です。結論を先に述べておけば聞き手も話の内容が理解しやすくなるでしょう。

ビジネス会話では、必ずしも聞き手がこちらの話を積極的に聞き入れてくれるとは限りません。こちら側より一方的に話すのではなく、話に耳を傾けてくれるように相手の反応を見ながら的確に話を進めて行く必要があります。

文章の末尾まではっきり発音しなかったり声が小さい場合は、相手に対して自信がないような印象を与えるかもしれません。会話をする際は適度な声の音量で、また言葉ははっきりと語尾まで話すようにします。

取引先への挨拶や依頼では、相手との関係と用件に合う慣用句を選びます。定型の挨拶に続けて、具体的な用件を伝えましょう。
ビジネス慣用句の意味と応答例 — 依頼を引き受ける返事、未確認と対応不可の伝え分け、日時や条件の確かめ方。

依頼では「お手数ですが」に作業と期限を続け、断りでは「せっかくですが」に受けられないことを続けます。丁寧な前置きだけで用件を省かないようにしましょう。
クッション言葉の使い分け・依頼と断りの例文